Szanowni Państwo,

Jest nam bardzo miło zaprosić Państwa do postępowania zakupowego na dostawę serwerów i mikrokomputerów na rok 2024

1. Informacja o Zamawiającym

Anwim SA z sukcesem realizuje politykę ekspansji na rynku krajowym i systematycznie rozszerza swoją sieć stacji paliw. Rok 2023 zamknęliśmy zgodnie z planem otwierając 450 tą stację paliw.

W kolejnych latach zamierzamy utrzymać dynamiczne tempo rozbudowy sieci stacji o 50 lokalizacji rocznie. Niezależnie od tradycyjnych stacji paliw Anwim dynamicznie rozwija działalność w obszarze rozwoju sieci stacji ładowania pojazdów elektrycznych. Nasze ambitne plany rozwojowe stawiają nam wymagania poszukiwania najlepszych dostawców i partnerów, z którymi chcemy budować długoterminowe relacje współpracy i rozwoju. Jednym z elementów strategicznych zakupów są dostawy sprzętu IT które gwarantują niezawodność działania procesów operacyjnych oraz terminowość uruchomień nowych lokalizacji.

Nadrzędnym celem działu zakupów oraz IT jest zapewnienie ciągłości dostaw oraz stabilnych warunków handlowych współpracy z dostawcami. Ze względu na dynamiczne plany rozwojowe najwyższym priorytetem jest utrzymanie wysokiej jakości i terminowości dostaw, elastycznej i profesjonalnej obsługi klienta, efektywnych procesów kompletacji zamówień oraz procesów obsługi reklamacji i realizacji zamówień.

Mając powyższe na uwadze zapraszamy Oferentów do złożenia oferty na zakup serwerów i mikrokomputerów na rok 2024.

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, konfiguracja oraz obsługa zamówień planowania i realizacji dostaw na rok 2024 w zakresie sprzętu

• komputerów stacjonarnych w obudowie mini/micro – przewidywania 100 szt +/-15%
• Serwerów Rack 1U – przewidywania 100 szt +/-15%

Obsługa zamówień obejmuje:

 - zaplanowanie terminowych dostaw zgodnie z planem Zamawiającego i jego aktualizacjami w okresach kwartalnych,

- dostawa i konfiguracja sprzętu zgodnie z planem zapotrzebowania po uzgodnieniu z Zamawiającym (ok 10 szt /mc)

 - przeprowadzenie testów i na jednym zestawie – udostępnienie zestawu do testów funkcjonalnych,

 - wsparcie w konfiguracji i instalacji oprogramowania na  w/w sprzęcie;

- konfiguracja systemu zdalnego logowania się na sprzęt celem diagnostyki;

- zapewnienie wysokiego priorytetu dostaw sprzętu zamiennego w przypadku awarii,

- utrzymywanie bezpiecznego stocku magazynowego do realizacji zamówień ad hoc oraz awarii  (ok 5% ilości zamówień rocznych) do uzgodnienia z wybranym Oferentem

- objęcie sprzętu gwarancją producenta nie krótszą niż 63 mce od dnia zakupu/ Dostawy

- organizacji logistyki dostaw z uwzględnieniem specyfiki miejsca dostawy Zamawiającego (dostawa małymi pojazdami) – do uzgodnienia z wybranym Oferentem

Warunkiem koniecznym do złożenia oferty jest zapewnienie, że: sprzęt jest fabrycznie nowy i pochodzi z oficjalnego (legalnego) kanału dystrybucji w Polsce.

1. Oczekiwania Zamawiającego

Zamawiający oczekuje, że Oferent będzie:

 - realizować terminowo zamówienia otrzymywane na bieżąco przez Zamawiającego bez zbędnej zwłoki;

- zabezpieczy odpowiednią ilość sprzętu do realizacji potrzeb Zamawiającego w roku 2024 z utrzymaniem minimum magazynowego,

- zapewni stałe i przewidywalne warunki komercyjne przez cały okres współpracy, w tym warunki cenowe i terminów dostaw,

- będą posiadać wystarczające zasoby, narzędzia, kadrę oraz środki finansowe niezbędne do realizacji zamówień,

- będą komunikować niezwłocznie wszelkie trudności obiektywne w przypadku, gdy nie będzie możliwe dostarczenie produktów zakładanym terminie

- realizować terminowo, sprawnie i efektywnie procesy dostaw, reklamacji, obsługi klienta w duchu dobrej współpracy,

- ścisłe współpracował z Zamawiającym i wspierał w procesach obsługi klienta i reklamacji oraz serwisu,

1. Zamawiający oferuje Wykonawcy:

- będzie realizował współpracę z Wykonawcami na podstawie umowy ramowej i przestrzegał zobowiązań wynikających z zawartej umowy

- będzie ściśle współpracował i udzielał informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji procesów obsługi, konfiguracji i dostaw,

- regulował zobowiązania finansowe wynikające z umowy ramowej i przestrzegał warunków komercyjnych w niej zawartych.

1. Kryteria oceny Ofert

Mając powyższe na uwadze, że obok ceny zakupu, kluczowymi elementami współpracy będą terminowe dostawy oraz stałość warunków handlowych, kryteria oceny Ofert są następujące:

1.            Koszt zakupu i dostaw sprzętu IT  - 75%

2.            Terminowość dostaw i zdolność realizacji w podanym terminie – 10%

3.            Warunki komercyjne tj termin gwarancji, montażu, serwisu, - 5%

4.            Stałość warunków handlowych – cen, terminów realizacji itp. – 5%

5.            Pozycja rynkowa Wykonawcy oraz kondycja finansowa firmy – 5%

1. Formuła postępowania przetargowego

Postępowanie przetargowe na realizację przedmiotu zamówienia zostanie przeprowadzone w dwóch etapach.

• Etap I. Zebranie i porównanie ofert. Kwalifikacja firm do etapu finalnego.
• Etap II Negocjacje z dostawcami. Negocjacje z wybranymi dostawcami. Wybór dostawcy finalnego. Formuła negocjacji finalnych zostanie ustalona pi I etapie.
• Etap III Zakończenie postępowania: Ocena finalna ofert i dostawców. Wybór najlepszych Oferentów do zawarcia umowy – kontraktu. Uzgodnienie zakresu i szczegółów przedmiotu zamówienia.

Wynik negatywny postępowania przetargowego nie wyklucza starania się dostawcy o możliwość podjęcia współpracy z Zamawiającym w przyszłości.

Na wszystkie pytania i sugestie Państwa postaramy się  odpowiadać na bieżąco przez Platformę Zakupową Logintrade.