Szanowni Państwo,

Zapraszam do składania ofert na organizację i obsługę podróży służbowych dla firmy Anwim SA właściciela sieci ponad 550 stacji paliw Moya w Polsce.

Zapytanie kierujemy do agencji podróży, biur podróży dla biznesu oraz firm obsługujących i rozliczających podróże służbowe, krajowe oraz zagraniczne.

Zapytanie dotyczy współpracy na dedykowanej oferowanej przez Wykonawcę Platformie do rezerwacji podróży służbowej dla użytkownika końcowego oraz Administratora Zamawiającego. Obejmuje wdrożenie, utrzymanie oraz obsługę Platformy jak też usługi dodane w postaci Hel Desk oraz Off Line Service.

Zapytanie ma formę RFP – zapytanie o propozycję rozwiązania. Kryteria oraz specyfikacja Platformy jest następująca

Przedmiotem zapytania jest przedstawienie oferty na świadczenie kompleksowych usług związanych z organizacją i zarządzaniem podróżami służbowymi, obejmujących w szczególności:

• Rezerwację oraz zakup biletów kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne.
• Rezerwację oraz zakup biletów lotniczych, zarówno w klasie ekonomicznej, jak i – w zależności od dostępności i polityki podróży Zamawiającego – w innych klasach.
• Rezerwację noclegów hotelowych w Polsce i za granicą.
• Udostępnienie platformy internetowej oraz aplikacji mobilnej umożliwiającej kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi.
• Obsługę procesu rezerwacji, zmian, anulacji oraz zwrotów.
• Wsparcie podróżujących pracowników w trakcie realizacji podróży.
• Raportowanie i analizę kosztów podróży służbowych.
• Integrację rozwiązania z obowiązującymi u Zamawiającego procesami administracyjnymi i finansowymi.

Oczekiwana przez Zamawiającego funkcjonalność:

• Samodzielne wyszukiwanie i rezerwowanie biletów kolejowych, lotniczych oraz noclegów hotelowych przez pracowników.
• Porównywanie dostępnych opcji podróży pod względem ceny, czasu podróży, liczby przesiadek oraz warunków rezerwacji.
• Prezentowanie cen w czasie rzeczywistym lub z określeniem częstotliwości aktualizacji.
• Dostęp do szerokiej bazy hoteli, przewoźników kolejowych oraz linii lotniczych.
• Możliwość prowadzenia własnej aktywnej polityki hotelowej oraz preferencji podróżniczych np. wybranej sieci hoteli jako rekomendowanych oraz preferowanych środków transportu jako opcji pierwszego wyboru
• Wyszukiwanie i rezerwowanie podróży wieloetapowych oraz łączonych.
• Aktywna współpraca z kluczowymi portalami typu Booking,com, ArnB, w zakresie promocji, zniżek oraz okazji cenowych tak by promocje i sezonowe obniżki cen publikowane na portalach własnych były odzwierciedlane w wycenach Portalu Oferenta i na bieżąco aktualizowane,
• Obsługę podróży krajowych i zagranicznych.
• Tworzenie profili podróżujących pracowników oraz przechowywanie ich preferencji.
• Rezerwowanie podróży w imieniu innych pracowników, np. przez asystentów lub osoby z działu administracji.
• Obsługę rezerwacji grupowych.
• Możliwość dokonywania zmian i anulacji rezerwacji bezpośrednio z poziomu platformy.
• Wsparcie w reklamacjach procesów rezerwacji, odwołań,
• Pomoc w zakresie przeplanowania, opoźnień czy odwołan i wyszukania alternatywnych możliwości podróży oraz pobytu.

Oferty prosimy nadsyłać we wskazanym terminie za pomocą Platformy Zakupowej Logintrade tylko i wyłącznie w formie elektronicznej.

Celem złożenia oferty należy przesłać wypełniony plik excel RFP Agencja Podróży. W polu wartość oferty proszę wpisać symboliczne 100 zł. Oferty będą analizowane na podstawie przesłanych formularzy excel.

Ewentualne pytania prosimy kierować do Managera Administracji: Agata Stanicka mail: agata.stanicka@anwim.pl

Zapraszamy do składania ofert i życzę powodzenia,

Agata Stanicka