Szanowni Państwo,

Zapraszam do udziału w postępowaniu zakupowym na realizację usług promocji eventowych w terenie.

Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usługi organizacji eventów promocyjnych w miejscach wskazanych przez Zamawiającego na rok 2026 z możliwością przedłużenia na dłuższy okres. Scenariusz eventu wygląda następująco:

 

Przygotowanie do eventu: Otwarcie stacji

1. Pakowanie i transport we wskazane miejsce. Rozstawienie stoiska
2. Organizacja i przebieg eventu. Obsługa.
3. Zakończenie eventu. Spakowanie i transport do magazynu.
4. Przechowywanie i konserwacja materiałów i wyposażenie stoiska eventowego

W zakres obowiązków Kontrahenta wchodzi także:

 - wsparcie przedstawicieli handlowych na stoisku,

 - chodzenie po terenie stoiska,

 - rozdawanie materiałów reklamowych, zapraszanie na stoiska,

- współpraca z organizatorem w zakresie obsługi gości stoiska i odwiedzających,

- zapewnienie artykułów spożywczych na stoisku, tj soków, słonych i słodkich przekąsek, wody, napojów gorących w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym.

W związku koniecznością zapewnienia wysokiej jakości obsługi gości stoiska wymagana jest też wysoka komunikatywność, znajomość języka angielskiego na poziomie B1.

 

Magazynowanie  i konserwacja wyposażenia strefy eventowej

Kontrahent, z którym podpiszemy umowę będzie zobowiązany do magazynowania naszej strefy eventowej na swój koszt wraz z całym wyposażeniem. Kontrahent będzie zobowiązany do zapewnienia dostępności elementów wyposażenia strefy eventowej na min 48h przed eventem, a następnie złożenie ich, spakowanie i transport do miejsca magazynowania.

W ramach obowiązków Kontrahenta jest też konserwacja elementów wyposażenia strefy eventowej, polegającej na ich naprawie, praniu, odświeżaniu czy konserwacji.

Zakres przykładowej strefy eventowej wraz z elementami konserwacji, napraw i czyszczenia zawiera arkusz wyceny w załączonym pliku RFQ Akcje Eventowe.

W jej skład wchodzą między innymi:

- namioty iglo oraz stelażowe

- balony pneumatyczne duże, chwiej reklamowy, - ścianki wystawiennicze

- trybunki, - leżaki, pufy, - pranie flag

- elementy typu koła fortuny

- gadżety, które jeżdzą na eventy

Ilość magazynowa: 23 europalety. Asortyment wyposażenia może się w ciągu trwania umowy zmieniać co do jakości, ilości jak i rodzaju. Prosimy o wycenę magazynowania materiałów per miesiąc. Dodatkowo w obowiązkach firmy będzie dbanie o wygląd (czystość, schludność) strefy eventowej.

Po każdym evencie strefa eventowa podlegać przeglądowi i w razie potrzeby powinna być czyszczona po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie zleceniodawcę. W trakcie trwania umowy ramowej może wystąpić kilka eventów w tym samym czasie w różnych lokalizacjach. Wykonawca umowy musi zapewnić w takiej sytuacji pełną obsługę logistyczną i organizacyjną każdego stoiska we wskazanych miejscach przez Zamawiającego.

Zakres usług obsługi eventowej:

• Organizacja i realizacja eventu (kreatywna oprawa, harmonogram, atrakcje)
• Logistyka i koordynacja (rozstawienie i złożenie stoiska, obsługa techniczna, transport)
• Oprawa wizualna i branding  - materiały promocyjne, dekoracje, oznakowanie, kompletacja i rozstawienie na stoisku (niezbędne materiały zapewnia Zamawiający).
• Obsługa gości (współpraca z obsługą eventu, zakupy doraźne art. spożywczych,)
• Raport i analiza po wydarzeniu (frekwencja, efektywność, rekomendacje, dokumentowanie)

 

Wymagania:

• Doświadczenie w organizacji eventów promocyjnych dla firm z branży paliwowej najchętniej, branży FCMG minimum
• Referencje od minimum 3 klientów za okres ostatnich 2 lat
• Zapewnienie pełnej obsługi „end-to-end”
• Zgodność z obowiązującymi przepisami i normami bezpieczeństwa

 

Warunki współpracy:

• Termin realizacji zgodny z planem eventowym, punktualność i terminowość prac.
• Termin płatności min 30 dni.
• Dysponowanie zasobami do organizacji min 2 eventów równolegle w tym samym czasie w różnych lokalizacjach,
• Umowa ramowa na współprace z określeniem stabilnych warunków handlowych oraz jakości i terminowości realizacji prac pod rygorem kar umownych.

 

Kryteria oceny i wyboru ofert:

• Wycena usług – 60%
• Jakość oferty w tym warunki współpracy, magazynowania, zdolność obsługi min 2 stoisk eventowych w tym samym czasie w różnych lokalizacjach – 20%
• Doświadczenie  w organizacji eventów branżowych – 10%
• Referencje od kluczowych Klientów – 10%

Sposób sporządzenia oferty

Celem złożenia ważnej oferty jest:

- złożenie w terminie Kwestionariusza Oferenta wraz z Wyceną – plik excel RFQ Akcje eventowe 2025 w formie elektronicznej

- przedstawienie wyceny poszczególnych usług w arkuszy wyceny wraz z wyceną przykładowego eventu w podanej lokalizacji,

- zamieszczenie referencji,

Składając ofertę prosimy o podanie wartości oferty z rubryki:  „Wycena przykładowego eventu plenerowego”. Niemniej w zakresie wyceny oferty będzie brana wycena całościowa oferty. Jedynie dla celów ofertowania podajemy w rubryce Logintrade jeden z elementów oferty tj. Wycena przykładowego eventu plenerowego”.

Na wszelkie pytania będziemy odpowiadać w kolejności ich nadsyłania tylko i wyłącznie przez Platformę Zakupową Logintrade.

 

Życząc Państwu powodzenia, pozostaję,

Z poważaniem

Dariusz Reda